Как сохранить накопленные знания внутри компании

Каждый из нас, я думаю, не раз сталкивался с ситуацией, когда выясняется, что сделал работу, практически в точности повторяющую работу другого человека. Опускаются руки, понимая, что как минимум один потратил силы и время напрасно. Именно с того времени, когда впервые такие мысли стали витать в воздухе, и появились предпосылки создания Системы управления (а первоначально просто накопления) знаниями.

Ежедневная рутина накапливает такое множество информации, которое компания просто не в силах обработать, а, следовательно, не может ею управлять. Из-за отсутствия управления работу одного отдела часто дублирует другой отдел, так как не хватает полноценного обмена информацией и опытом между отделами.

Со временем аналитики пришли к выводу, что обрабатывать абсолютно всю информацию не эффективно. Необходимо выделить ценную информацию, обеспечивающую преимущество перед конкурентами. Кроме этого, новые концепции в сфере управления знаниями указывают, что требуется накапливать не только отдельные блоки информации (файлы, архивы, письма, графики и т.д.), но и непосредственно сами знания, т.е. созданные в процессе аналитической работы интеллектуальные продукты – технологии, правила, концепции, закономерности, информацию о заказчиках, клиентах, конкурентах, методы решения отдельных классов задач и многое другое.

В результате такого обилия информации Система управления знаниями представляет собой интеграцию различного рода информации.

Практические шаги по созданию Системы управления знаниями

1. Анализ потребностей
   
   Процесс создания любого программного продукта начинается с подробного анализа потребностей Заказчика, целей программы, возможностей и предпочтений ее пользователей. В качестве результата первого этапа Заказчику предоставляется Технико-экономическое обоснование проекта (Системы управления знаниями), которое должно отражать информацию об основных носителях знаний компании, схемы документооборота, основные бизнес-процессы, структуры архивов, узкие места в круговороте информации как внутри компании, так и между компанией и внешними объектами (Заказчики, Спонсоры, Подрядчики и др.).
   
   В процессе работы на первом этапе очень важны навыки проведения интервью, так как наиболее часто важная информация находится не на бумаге и не на электронных носителях, а в головах людей, к каждому из которых требуется свой подход.
2. Структурирование информации
   
   Следующим этапом после сбора информации и анализа потребностей Заказчика требуется наиболее трудоемкий с точки времени людских и временных ресурсов процесс – необходимо ее структурировать. Для этого применяются различные программы, алгоритмы, схемы. Главное требование в представлении информации – минимально необходимая краткость и наглядность. Классифицируются источники знаний, кто ими владеет, схемы передачи и циркуляции информации.
3. Проектирование Системы управления знаниями
   
   На основе проанализированной и структурированной исходной информации разрабатывается архитектура Системы управления знаниями, включающая в себя сбор, хранение и предоставление всей необходимой информации, группы которой Вы можете увидеть на рисунке выше. Также Система должна предусматривать регулярное обновление, обеспечение и разграничение доступа к информации, помощь новым пользователям, систему «вопрос-ответ» и многое другое (в зависимости от требований Заказчика).
4. Регулярная поддержка Системы управления знаниями
   
   Шаги по разработке и настройке Системы управления знаниями могут ни к чему не привести, если не обеспечить регулярную поддержку Системы, которая должна включать следующие процедуры:
   • общение on-line (ответы на вопросы, конференции);
   • общение off-line (проведение дискуссий, чаты, форумы);
   • пополнение Системы новой полезной информацией;
   • уничтожение или передачу в архив устаревшей информации (в зависимости от того, может ли она понадобиться в дальнейшем);
   • обучение новых сотрудников навыкам постоянной работы с Системой, в случае добавление в Систему нового модуля – организации дополнительного обучения всем сотрудникам, чтобы создать минимум трудностей для работы с новыми функциями.

Так как Система управления знаниями должна регулярно обновляться, следовательно, на четвертом этапе работа не заканчивается, а возвращается к первому этапу, и мы получаем цикл.

Возможно, Вы задумаетесь на тем, а нужны ли Вам лишние программы, лишние работы, лишние инструкции по работе. Давайте вместе уточним плюсы разработки и внедрения Системы управления знаниями:

• работники Компании будут гораздо меньше времени тратить на поиск необходимой информации;
• зафиксированный в Системе опыт ведущих и наиболее квалифицированных сотрудников может быть использован другими сотрудниками Компании;
• Система обеспечивает максимально простой, быстрый и удобный доступ к необходимой информации (если, конечно, у Вас есть к ней допуск);
• минимизация ошибок в работе из-за недостатка информации и игнорирования предыдущего опыта.

Важность создания Системы управления знаниями заключается не только в перечисленных плюсах, но и в том, что при распространении, приобретении и обмене знаниями генерируется новое знание, инновации, являющиеся интеллектуальной собственностью Компании и, что самое важное, конкурентным преимуществом в борьбе за долю рынка.

Так как Система управления знаниями должна регулярно обновляться, следовательно, на четвертом этапе работа не заканчивается, а возвращается к первому этапу, и мы получаем цикл.